(趣旨)

第1条　この規程は、別に定めがあるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において「文書」とは、事務執行上の意思を記載し、上司の決裁又は閲覧を要する書類、冊子その他の物件をいう。

(事務局長の責務)

第3条　事務局長は、この規程に基づいて適正かつ速やかに事務処理が行われるよう、常にその指導改善に努めなければならない。

(文書の種類)

第4条　文書の種類は、次のとおりとする。

(帳票等の種類)

第5条　文書の取扱いに必要な帳票等の種類は、次のとおりとする。

(到達文書の処理)

第6条　到達した文書は、総務係において収受し、次により処理するものとする。

(配布文書の処理)

第7条　配布文書の処理は、次によるものとする。

(記号及び番号)

第8条　文書には、次に掲げるところにより記号及び番号を付けなければならない。ただし、軽易な文書、対内文書については、この限りでない。

(起案)

第9条　文書の起案は、起案用紙(様式第5号)を用い、次に掲げるところによりこれを作成しなければならない。ただし、軽易なもの又は閲覧にとどまるものは、当該文書の余白に必要事項を記入し起案とすることができる。

(決裁の区分)

第10条　起案文書には、多久小城医療組合事務専決及び代決規程(令和3年多久小城医療組合訓令甲第1号)の定めるところにより、決裁を受けなければならない。

(議案等の決裁)

第11条　組合議会の議決、同意又はこれに報告を要する文書は、総務係の審査を経た後に、管理者の決裁を受けなければならない。

(決裁文書の取扱い)

第12条　決裁済の起案文書は、起案者において、速やかに決裁年月日その他必要な事項を記入しなければならない。

(条例、規則等の取扱い)

第13条　条例、規則、訓令及び管理者名により行う公示は、次に掲げるところより処理しなければならない。

(浄書及び校合)

第14条　発送文書の浄書及び校合は、所管係で行わなければならない。

(文書の発信者名)

第15条　対外文書は、管理者の職氏名をもって発信しなければならない。

(公印及び契印)

第16条　発送文書には、公印を押して起案文書に契印しなければならない。ただし、軽易な文書及び対内文書については、公印又は契印についても省略することができる。

(対外文書の発送)

第17条　対外文書の発送は、総務係で行うものとする。ただし、急を要するもの及び時間外等やむを得ない場合は、所管係で取り扱うことができる。

(物品等の郵送)

第18条　物品の発送を運送業者に委託するときは、所管係で取り扱うものとする。

(文書の整理及び保管)

第19条　文書は、常に整理し、重要なものは非常災害時に際して、いつでも持ち出しのできるようあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等の予防に注意しなければならない。

(文書の編てつ)

第20条　文書の編てつは、会計年度によって行うものとする。ただし、会計年度によって編てつすることが特に困難かつ適当でないと認められる文書は、編てつを変更することができる。

(保存種別及び保存期間)

第21条　保存文書の種別及び保存期間は、法令に特別の定めがあるもののほか、別表の文書保存年限基準表のとおりとする。ただし、所管係において特に必要と認めるときは、保存期間を伸縮することができる。

(廃棄処分)

第22条　事務局長は、保存期間を経過した文書及び保存の必要のない文書は、廃棄の処分をしなければならない。

(組合職員以外の閲覧)

第23条　組合職員以外の者で文書の閲覧をしようとする者があるときは、事務局長の許可を受けて閲覧させることができる。